اقتراحات لمقدمي خدمات الإسكان

صياغة قواعد المستأجر والمجتمع

من القواعد الجيدة التي يجب اتباعها عند صياغة القواعد أو اللوائح هي صياغتها بحيث لا تستثني الأطفال أو أفراد فئة محمية. فبدلا من وضع لافتة تقول: "يحظر على الأطفال الركض في المناطق المشتركة،" ببساطة قل: "ممنوع الركض في المناطق المشتركة."بدلا من القول: "ابعدوا الأطفال عن العشب،" قل:"ابعدوا عن العشب."القواعد واللوائح التي تنطبق على "جميع المقيمين" أقل إثارة للشك من القواعد التي تخص الأطفال.

إذا كان لا بد من استثناء الأطفال، ففكر في القيام بذلك على أساس اعتبارات الصحة والسلامة. على سبيل المثال، إذا كان لديك غرفة تمارين رياضية مزودة بمعدات للتمارين الرياضية، فاطلب من الشركة المصنعة أن تخبرك بالسن المسموح به لاستخدام المعدات دون إشراف. ثم قم بوضع لافتة مثل، "وفقًا للشركة المصنعة لا يجوز استخدام هذه المعدات من قبل أي شخص يقل عمره عن 14 سنة، ما لم يكن بصحبة شخص بالغ."

فحص مقدمي الطلبات

إذا كنت مقدم خدمة إسكان، فإن إحدى الطرق لتقليل احتمالية تقديم شكوى ضدك هي معاملة الجميع بنفس الطريقة. إن وجود إرشادات مكتوبة تتبعها مع كل مقدم طلب يمكن أن يساعدك في ضمان معاملتك للجميع بنفس الطريقة. سواء كنت تدير مئات الوحدات السكنية لشركة كبيرة، أو كنت فرداً يمتلك ويستأجر بضع وحدات، فمن الجيد IDEA أن تضع إرشادات مكتوبة لكل شيء: من كيفية توقعك لدفع الإيجار، إلى عملية الإخلاء، إلى الطريقة التي تتوقع أن يتصرف بها المستأجرون أثناء إقامتهم في مسكنك.

يجب أن يتضمن جزء من إرشادات الفحص الخاصة بك قدرة مقدم الطلب على دفع الإيجار في الوقت المناسب. لذلك، يمكنك أن تطلب من مقدم الطلب تقديم معلومات التحقق من العمل والدخل والائتمان. ويعتمد مقدار الدخل ومدة التاريخ الوظيفي الذي تطلبه على سوق الإسكان لديك. يجب عليك وضع معايير تسمح لك بالمنافسة على المتقدمين. لكن وضع معايير عالية جداً قد يُنظر إليه على أنه محاولة لإبقاء مجموعات معينة من الناس خارج مساكنك.

بالإضافة إلى طلبك من جميع المتقدمين التحقق من دخلهم وتاريخهم الائتماني، يمكنك أيضاً أن تطلب من جميع المتقدمين تقديم مراجع شخصية أو التحقق من التاريخ الجنائي. إذا كان لمقدم الطلب تاريخ إجرامي، على سبيل المثال، قد تختار عدم تأجير شخص لديه سوابق جنائية قد تمثل مشكلة تتعلق بالسلامة للمقيمين الآخرين في مجمعك.

التحقق من السوابق الجنائية

إذا كنت قلقاً بشأن التأجير لبعض المجرمين المدانين، فيمكنك وضع فحص الخلفية الجنائية كجزء من معايير تقديم الطلبات. عند إنشاء فحص الخلفية الجنائية، ضع في اعتبارك ما يلي: ضع سياستك في الاعتبار: ضع سياستك كتابياً؛ واحصل على إذن مقدم الطلب لإجراء فحص الخلفية؛ وقم بتطبيق السياسة بشكل ثابت؛ وإذا رفضت مقدم الطلب، أخبره بالسبب.

تطبيق سياسة التحقق من الخلفية الجنائية باستمرار يعني أنك تطبق السياسة على الجميع. يمكنك تطبيقه على الصغير والكبير، والأسود والأبيض، وكل من بينهما.

حتى إذا لم تقم بإجراء فحص للخلفية الجنائية، فلن تقبل كل متقدم للوظيفة. لا ينبغي أن يؤدي رفض المتقدمين لأسباب مشروعة تتعلق بالائتمان أو الدخل أو الشخصية إلى تقديم شكوى إذا اتبعت إجراءات معينة. كما ذكرنا، يجب عليك وضع معايير تأجير مكتوبة تساعد جميع المتقدمين على فهم كيفية فحص طلباتهم. ثم قم بتطبيق المعايير الخاصة بك باستمرار. إذا رفضت أحد المتقدمين، أرسل رسالة تشرح فيها السبب واحتفظ بسجلات ممتازة.

مشاكل المستأجرين

إذاً لقد وافقت على الطلب وانتقل المستأجر إلى هنا. ولكن بعد فترة وجيزة من انتقال المستأجر إلى هنا، بدأت تتلقى شكاوى. يبدو أن المستأجر الجديد يضايق المستأجرين الآخرين. وتتلقى أيضاً شكاوى بأنهم يشغلون المسجل بصوت عالٍ جداً. ماذا يجب أن تفعل؟

عندما يخالف المستأجرون القواعد، يجب عليك تطبيق العواقب بشكل عادل ومتسق ووفقاً للإجراءات المتبعة. تعتمد العواقب التي تطبقها على إجراءاتك وعلى السجلات التي تحتفظ بها. تتضمن بعض السجلات التي يجب أن تحتفظ بها الشكاوى التي يقدمها المستأجرون ضد مستأجرين آخرين؛ والشكاوى التي تتضمن الشرطة؛ والرسائل التي أرسلتها إلى المستأجر واستلمتها منه بشأن مخالفات الإيجار؛ وأي رسائل ومعلومات أخرى ذات صلة. سيكون الاحتفاظ بسجلات مفصلة ودقيقة مهماً إذا اضطررت للدفاع عن سبب طردك للمستأجر.

إذا لم تحتفظ بسجلات جيدة، فقد يكون من الصعب إثبات أنك طردت مستأجرًا لسبب غير تمييزي.

التعامل مع طلبات الصيانة

كيف يتم التعامل مع طلبات الصيانة والإصلاح في مجمعكم؟ هل يقوم موظفوك بمعالجة طلبات الإصلاح من بعض المستأجرين بسرعة أكبر من غيرهم؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد يؤدي ذلك إلى تقديم شكوى بشأن الإسكان العادل. بشكل عام، يجب التعامل مع الإصلاحات بالترتيب الذي يتم استلامها به، مع إعطاء الأولوية للإصلاحات الطارئة على الإصلاحات الروتينية. يجب على المستأجرين أن يفهموا أن الإصلاحات الروتينية وغير الطارئة قد تستغرق أياماً أو حتى وقتاً أطول لإتمامها.

يجب أن يفهم المستأجرون لديك كيفية معالجتك لطلبات الإصلاح، ويجب أن يفهموا كم من الوقت سيستغرق الأمر قبل أن تصل إلى طلباتهم. إذا كان الإصلاح الطارئ يأخذك أنت أو موظفيك بعيداً عن الإصلاح الروتيني المقرر، اتصل بالمستأجر المتضرر واشرح له ما حدث. من بين الأشياء التي يمكنك القيام بها لتقليل احتمالية تقديم شكوى سكنية ضدك أن تكون محترفاً، وأن تكون متسقاً ومتسقاً وتتواصل مع المستأجرين لديك، وتحتفظ بسجلات ممتازة.

التسهيلات والتعديلات المعقولة للمستأجرين ذوي الإعاقة

بينما تتضمن التعديلاتالمعقولة السماح للمستأجر من ذوي الإعاقة بإجراء تغيير مادي في وحدته أو في منطقة مشتركة، فإن الترتيبات التيسيرية المعقولة تتطلب من المالك تغيير أو تعديل بعض القواعد أو الممارسات أو السياسات أو الخدمات عندما يكون ذلك ضروريًا لإتاحة فرصة متساوية للمستأجر لاستخدام الوحدة والتمتع بها. للمزيد من المعلومات حول الترتيبات التيسيرية المعقولة، يرجى زيارة قسم الإسكان والإعاقات: التسهيلات والتعديلات المعقولة.

معايير الإشغال

وتتضمن معايير الإشغال عدد الأشخاص الذين يمكن أن يعيشوا في وحدة سكنية ما، وفي ديسمبر 1998 ، نشرت U.S. وزارة الإسكان والتنميةHUD الحضرية بيانًا بالمعايير التي تراجعها عند تقييم معايير الإشغال الخاصة بمقدمي خدمات الإسكان، لتحديد ما إذا كانت الإجراءات التي تتبعها سياسات مقدم الخدمة قد تشكل سلوكًا تمييزيًا بموجب قانون الإسكان العادل على أساس الوضع العائلي (أي على أساس وجود أطفال دون سن 18 في الأسرة).

يطبق مكتب فيرجينيا للإسكان العادل معيار الإشغال الخاص بـ HUD، والمقتطفات أدناه:

وتعتقد الإدارة أن سياسة إشغال شخصين في غرفة نوم واحدة، كقاعدة عامة، معقولة بموجب قانون الإسكان العادل. ومع ذلك، فإن معقولية أي سياسة إشغال معقولة قابلة للدحض. وبالتالي عند مراجعة حالات الإشغال ستأخذ HUD في الاعتبار حجم وعدد غرف النوم والظروف الخاصة الأخرى. من المفترض أن تساعدك المبادئ والأمثلة الافتراضية التالية في تحديد ما إذا كان حجم غرف النوم أو الظروف الخاصة تجعل سياسة الإشغال غير معقولة.  

حجم غرف النوم والوحدة 

"لننظر في حالتين نظريتين رفض فيهما مقدم خدمات إسكان السماح لأسرة مكونة من خمسة أفراد باستئجار مسكن مكون من غرفتي نوم استناداً إلى سياسة" التي تنص على شخصين لكل غرفة نوم . في الحالة الأولى، أصحاب الشكوى هم أسرة مكونة من خمسة أفراد تقدموا بطلب لاستئجار شقة بغرفتي نوم كبيرتين ومساحة واسعة للمعيشة. في الثانية، المشتكيان هما أسرة مكونة من خمسة أفراد تقدموا بطلب لاستئجار مسكن متنقل يخططون للعيش فيه في منزل متنقل بغرفتي نوم. واعتمادًا على الوقائع الأخرى، قد يكون إصدار تهمة مبررًا في الحالة الأولى، ولكن ليس في الحالة الثانية.

يمكن أن يكون حجم غرف النوم أيضًا عاملًا يشير إلى أن تقرير عدم وجود سبب معقول مناسب. على سبيل المثال، إذا تم الإعلان عن منزل متنقل على أنه منزل" مكون من غرفتي نوم على الموقع "، ولكن غرفة نوم واحدة صغيرة للغاية، اعتمادًا على جميع الحقائق، قد يكون من المعقول أن يقصر مدير المتنزه إشغال المنزل على شخصين.

عمر الأطفال

تتضمن الفرضيتان التاليتان حالتين افتراضيتين تتعلقان بمقدمي خدمات إسكان رفضا السماح لثلاثة أشخاص بتقاسم غرفة نوم واحدة. في الحالة الأولى، المشتكيان هما والدان بالغان تقدما بطلب لاستئجار شقة بغرفة نوم واحدة مع طفلهما الرضيع، وكانت غرفة النوم والشقة كبيرة. في الحالة الثانية، المشتكيان هما أسرة مكونة من والدين بالغين ومراهق واحد تقدما بطلب لاستئجار شقة بغرفة نوم واحدة. واعتمادًا على الوقائع الأخرى، قد يكون هناك ما يبرر إصدار تهمة في الحالة الافتراضية الأولى، ولكن ليس في الحالة الثانية.

تكوين الوحدة

توضح الحالات التخيلية التالية الظروف الخاصة التي تنطوي على تكوينات الوحدات. ترفض كل من جمعيتين للوحدات السكنية شراء أسرة مكونة من شخصين بالغين وثلاثة أطفال، استنادًا إلى قاعدة تقصر المبيعات على المشترين الذين يستوفون سياسة الإشغال "شخصين لكل غرفة نوم". تدير الجمعية الأولى مبنى سعت فيه الأسرة المكونة من خمسة أفراد إلى شراء وحدة مكونة من غرفتي نوم بالإضافة إلى غرفة نوم أو غرفة دراسة. تدير الجمعية الثانية مبنى سعت فيه الأسرة المكونة من خمسة أفراد لشراء وحدة مكونة من غرفتي نوم بدون غرفة دراسة أو غرفة نوم. بناءً على الوقائع الأخرى، قد يكون هناك ما يبرر فرض رسوم في الحالة الأولى، ولكن ليس في الحالة الثانية.

القيود المادية الأخرى للسكن

وبالإضافة إلى الاعتبارات المادية مثل حجم كل غرفة نوم والحجم الإجمالي للمسكن وتكوينه، ستأخذ الإدارة في الاعتبار العوامل المقيدة التي يحددها مقدمو المساكن، مثل سعة أنظمة الصرف الصحي أو المجاري أو غيرها من أنظمة البناء.

قانون الولاية والقانون المحلي

إذا كان المسكن محكومًا بمتطلبات الإشغال الحكومية أو المحلية الخاصة بالولاية أو الحكومة المحلية، وكانت سياسات الإشغال الخاصة بموفر السكن تعكس تلك المتطلبات، فإن HUD يعتبر المتطلبات الحكومية ظرفًا خاصًا يميل إلى الإشارة إلى أن سياسات الإشغال الخاصة بموفر السكن معقولة.

العوامل الأخرى ذات الصلة

من العوامل الأخرى ذات الصلة التي تدعم التوصية بالسبب المعقول استنادًا إلى استنتاج أن سياسات الإشغال هي ذريعة قد تشمل أدلة على أن مقدم خدمة الإسكان

1. أدلى بتصريحات تمييزية
2. اعتماد قواعد تمييزية تحكم استخدام المرافق المشتركة;
3. اتخاذ خطوات أخرى لثني الأسر التي لديها أطفال عن العيش في مساكنها؛ أو
4. تطبيق سياسات الإشغال الخاصة بها على العائلات التي لديها أطفال فقط.

ينص كتيب مسؤولي البناء ومسؤولي الكود على أنه لأسباب تتعلق بالصحة والسلامة تحتاج إلى 70 قدم مربع من مساحة غرفة النوم لشاغل واحد. إذا كان لديك أكثر من شاغل واحد، فأنت بحاجة إلى 50 قدم مربع لكل شخص. إذا كان لديك وحدة بغرفة نوم واحدة مساحتها 10 × 8 أو 80 قدم مربع، فستكون صغيرة جداً لشخصين. ولكن إذا كان لديك وحدة ذات غرفة نوم واحدة بمساحة 10 × 16 فقد تكون كبيرة بما يكفي لثلاثة أشخاص.

يجب أن يسعى مقدمو خدمات الإسكان إلى تحقيق التوازن بين شرط تطبيق معيار إشغال معقول وبين حقهم في حماية ممتلكاتهم من الاكتظاظ. كما يجب على مقدمي خدمات الإسكان أن يسعوا جاهدين لتحقيق التوازن بين متطلبات تطبيق معيار إشغال معقول وبين حقهم في حماية استثماراتهم. في بعض الظروف، قد تستوعب وحدة كبيرة مكونة من ثلاث غرف نوم بشكل معقول سبعة أو ثمانية أشخاص دون خلق حالة من الاكتظاظ ودون تعريض استثمار مقدم السكن للخطر. وفي ظروف أخرى قد تستوعب الوحدة المكونة من ثلاث غرف نوم خمسة أشخاص فقط بشكل معقول. يجب تقييم كل موقف ومجمع على أساس مزاياه الخاصة.